HACCP-Frage der Woche 22/2015
Was sollte bei der Erstellung von Dokumentationsblättern grundsätzlich beachtet werden?
Dokumentationsblätter sollten insbesondere übersichtlich und einheitlich aufgebaut sein, damit sich jeder Mitarbeiter bei der Arbeit leicht mit ihnen zurechtfindet.
Für den Aufbau von Dokumentationsblättern bestehen keine konkreten Vorgaben bezüglich Format oder Inhalt. Es liegt damit in der Entscheidung des Unternehmens, ob und wie es seine Dokumentation gestalten möchte. Einheitliche Kopiervorlagen bieten für die Unternehmen jedoch nützliche Hilfestellung und vermeiden unnötigen Mehraufwand. Durch einfaches Kopieren können beispielsweise Temperaturprotokolle jeden Monat ohne großen Aufwand vervielfältigt werden.
Sollten Sie im Unternehmen bereits andere Dokumentationsblätter verwenden, macht es Sinn, sich an deren Aufbau zu orientieren. Alle Dokumentationsblätter sollten folgende Informationen beinhalten:
- Wozu das Dokumentationsblatt dient (Titel)
- Version und Datum (um aktuelle Ausgaben von früheren zu unterscheiden)
- Felder für die Kontrollergebnisse
- Feld für Datum, Unterschrift und ggf. Bemerkungen für durchgeführte Korrekturmaßnahmen hinter dem Feld für die Kontrollergebnisse
- Ggf. weitere wichtige Informationen für die Mitarbeiter wie Temperaturobergrenzen,
- Vorgaben für Korrekturmaßnahmen oder wer in bestimmten Situationen informiert werden muss
Für Ihre tägliche Arbeit: Vergewissern Sie sich in bestimmten Abständen davon, dass Ihre Mitarbeiter die Kontrollen auch regelmäßig durchführen und die Dokumentationsblätter richtig bzw. vollständig ausfüllen. Ohne Unterschrift des Mitarbeiters können Sie beispielsweise im Nachhinein nicht mehr nachvollziehen, wer bei einer Temperaturüberschreitung möglicherweise vergessen hat, Sie zu unterrichten.
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