Perfekte HACCP-Checks: Diese 5 Dinge sollten Software und Apps leisten

Qualitätsprüfungen lassen sich mit moderner IT schneller und sicherer durchführen: Das Beispiel eines Groß-Caterers zeigt, worauf es dabei ankommt.

Catering-Betriebe lassen sich einiges einfallen, um Schwung auf die Teller in Betriebsrestaurants, Kitas, Schulen, Kliniken und Seniorenheimen zu bringen: mal locken exotische Speisen, mal die bodenständige regionale Küche. So sorgen bei einem der großen Anbieter der Branche täglich 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür, dass das Essen schmeckt. Eine enorme Herausforderung für die Logistik, aber auch für das Qualitätsmanagement. Bei der Ernährung ist Sensibilität gefragt: Auch nur ein einziges verdorbenes Essen, das beim Verzehr zu Gesundheitsproblemen führt, wäre ein enormer Image-Schaden – verbunden mit empfindlichen wirtschaftlichen Einbußen.

Für das Qualitätsmanagement setzen die Profis für Gemeinschaftsverpflegung deshalb auf die marktführende QM-Software e-QSS von Neumann & Neumann. Die IT-Experten aus dem bayerischen Steingaden sind darauf spezialisiert, Abläufe im Qualitätsmanagement intelligent zu digitalisieren. So werden per Smartphone und App interne Audits gesteuert, zu denen auch HACCP-Checks gehören. Alle kritischen Kontrollpunkte im Unternehmen werden dann geprüft und bewertet: Stimmt die Kühlkette bei der Anlieferung, Lagerung und Weiterverarbeitung von Lebensmitteln? Welche Verfahren werden für die Verprobung festgelegt? Wer muss informiert werden, wenn schädliche Rückstände in sensiblen Lebensmitteln festgestellt werden?
Der Bericht, in dem die Ergebnisse der Audits festgehalten werden, ist ein wichtiger Baustein für das Kundenbeziehungs-Management und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der Catering-Spezialisten: Alle Abnehmer der Gerichte erhalten individuelle Auswertungen der Qualitätskennzahlen und können die Ergebnisse über das e-QSS WebPortal jederzeit in Echtzeit einsehen. Völlige Transparenz als Basis für ein vertrauensvolles Verhältnis zum Kunden.

Software und Apps helfen dabei, dass alle Abläufe bei HACCP-Checks sorgfältig durchgeführt werden, der Aufwand aber gleichzeitig handhabbar bleibt. Neue, intuitiv bedienbare Anwendungen werden so entwickelt, dass sich das Handling einfach erschließt und dadurch die Fehleranfälligkeit sinkt. Lebensmittelproduzenten, Gastronomiebetriebe und Labore, die HACCP-Prüfungen digitalisieren wollen, sollten bei der Auswahl der richtigen Software schon im Vorwege prüfen, was die Anwendung kann und ob Mitarbeitern die Einarbeitung leichtfällt.

Das sollten Apps für das HACCP-Management leisten:

1. Alle wichtigen Kennzahlen jederzeit im Blick. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb, die mit dem HACCP-Management zu tun haben, sollten jederzeit Einblick zu den wichtigsten Kennzahlen haben: Wurden bei den Lebensmittelproben Abweichungen von den Vorgaben festgestellt – und, wenn ja, was ist zu tun? Müssen Verbrauchsprodukte wie Desinfektionsmittel, Pipetten oder Petrischalen nachbestellt werden? Neue Software-Lösungen bieten in einem individuell auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnittenen „Cockpit“ einen Überblick zu allen qualitätsrelevanten Kennzahlen in Echtzeit. Verantwortliche für die HACCP-Abläufe haben, wie der Pilot im Flugzeug, jederzeit alle wichtigen Daten und Fakten im Griff. So kann beim Erkennen von Mängeln sofort eingegriffen werden: Nicht erst nach einer langwierigen Prozesskette, in der Daten analog festgehalten und von Abteilung A an Abteilung B übergeben werden müssen.
2. Intuitive Checklisten. Sofort zu verstehen, leicht bedienbar und von überall aus per Smartphone nutzbar: Intuitiv gestaltete Checklisten, in denen beispielsweise alle Prüfpunkte in der Lebensmittelhygiene hinterlegt werden, helfen Missverständnisse zu vermeiden und Fehler zu reduzieren. Erklärt sich die App „von allein“, entfallen Schulungen, die immer eines zeitlichen Vorlaufs bedürfen und gerade in Corona-Zeiten mit Aufwand verbunden sind.
3. Interaktive Routenführung und Avatare. Anhand von hinterlegten Muster-Routen werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die Anwendung geführt, wie und an welcher Stelle Informationen einzugeben sind. Idealerweise sind sogar Avatare, wie die Eule bei der QM-Software e-QSS, als virtuelle Ratgeber direkt im WebPortal integriert und helfen bei der Anwendung im QM-Alltag.
4. Bildnachweise: Ein Bild sagt auch beim HACCP-Check oft mehr als tausend Worte. Moderne IT-Anwendungen binden Fotos ein und ermöglichen damit eindeutige Vorgaben; beispielsweise dazu, wie ein perfekt gereinigter Laborraum aussehen soll. Eine Erleichterung für Reinigungskräfte, die auf einen Blick erkennen, was erledigt werden muss: Auch Sprachbarrieren entfallen somit.
5. Übersetzung. Gleiches gilt für neu entwickelte Tools, die den Übersetzer bereits eingebaut haben: Inhalte lassen sich in nahezu alle Länder weltweit übertragen, was ein Qualitätsmanagement jenseits von Sprachbarrieren und Landesgrenzen hinweg ermöglicht. Auch Listen, Handbücher und Leitfäden für das HACCP-Management können direkt online hinterlegt und bei Bedarf, ganz ohne Schulung, von den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aufgerufen werden.

Wer HACCP-Checks mit den richtigen Anwendungen digitalisiert, macht die IT zu einem wichtigen Helfer; sowohl für schnellere, effizientere Abläufe als auch für eine krisensichere Dokumentation aller Abläufe.

Über die Autoren:

Eva und Oswald Neumann führen seit 29 Jahren gemeinsam die Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH im bayerischen Steingaden. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die intelligente Digitalisierung von Qualitätsprozessen und ist in diesem Bereich Marktführer. Neumann & Neumann ist Anbieter der All-in-One-Software e-QSS und der e-QSS Service-App. Die im Qualitätsmanagement beliebte QM-Software kommt in über 100 verschiedenen Gewerken und in 80 Ländern zum Einsatz.

Zur e-QSS-Site kommen Sie hier: https://www.qmsoftware-e-qss.com/